Para que sua clínica tenha sucesso é necessário o maior número possível de pessoas (Leads) contatados, seja por mídia social, telefonemas, parcerias, ações de incentivos, panfletagens, indicações de amigos e familiares, dentre outras formas de marketing. Quanto maior o número de interações, mais chances de fechamentos de orçamentos e por consequência, o faturamento desejado.

Esse método é chamado de Funil de Vendas, onde cada etapa deste Funil tem sua porcentagem de conversão.

Referência de funil e porcentagem de conversões:

Divulgação (100%) Percentual de pessoas que sua comunicação conseguiu atingir
Interesse (20%) Percentual de pessoas que se interessou pelo que você está oferecendo
Conhecimento (15%) Percentual de pessoas que agendaram uma avaliação
Aquisição (5%) Percentual de pessoas que aceitaram o orçamento apresentado
Fidelização (2%) Percentual de pessoas que voltaram mais vezes em sua clínica

Como o exemplo acima, se for desenhar em gráfico o comportamento de cada etapa, seria como se fosse de fato um funil:

Divulgação

Interesse

Conhecimento

Aquisição

Fidelização

Materializando o exemplo do funil para uma realidade de negócio, é como dizer que a cada 100 clientes que fizerem uma avaliação, 10 irão aprovar o orçamento com a clínica. Não significa que essa seja a realidade de sua clínica.

Essas taxas de conversão dependem de diversos fatores, como:

Região, esforço de vendas, disciplina do gestor, frequência das ligações e por último o profissional que denominamos de Dentista Avaliador, cuja responsabilidade é de transformar avaliações em orçamentos fechados. Este é um dos papéis mais importantes dentro de sua clínica. Será um dos KPIs (Indicador de Performance Chave) mais importantes para medir a ‘saúde’ de sua unidade. De qualquer forma, todas as etapas do Funil de Vendas devem ser avaliadas constantemente, com o intuito de identificar pontos fortes e fracos da clínica.

Agora vamos aprender as 7 principais estratégias para aumentar o número de captação de pacientes para sua clínica. Aumentar a captação significa aumentar a primeira etapa do funil, ou como a gente gosta de chamar, “aumentar a boca” do funil.

1 – Boca-a-Boca

A estratégia mais eficiente, mais econômica e com maior taxa de conversão é o famoso Marketing Boca-a-Boca. Pode parecer simples, mas um cliente bem atendido sempre irá indicar a clínica para toda a sua rede de amigos, familiares e colegas. Por isso é importante tratar o paciente com o maior carinho e respeito possível, resolvendo todos seus problemas e dúvidas para que ele possa falar bem da clínica e indicar amigos. Sempre que um cliente vier por indicação as chances de fechar o tratamento é em torno de 60% a 80%. Pode-se considerar que o cliente que faz o verdadeiro Marketing Boca-a-Boca é um cliente fidelizado.

INDICADOR: Número Indicações X Quantidade de orçamentos X Fechados = Faturamento

2 – Cliente traz Cliente

Essa estratégia é semelhante ao boca-a-boca, o que a difere é a necessidade de ações ativas para acontecer. Para fazer essa ação é necessário utilizar o Voucher de Descontos. Esse Voucher possui no verso um espaço para escrever o valor de desconto (entre 5% a 15%) e a assinatura do responsável da clínica. Os vouchers podem ser entregues aos clientes (5 a 20 vouchers por cliente) e informar que ele está autorizado a entregar esses vouchers para as pessoas que fazem parte do círculo de amizades como: familiares, vizinhos, colegas de escola, faculdades, dentre outros.

Quando um indicado chegar na clínica é necessário lançar no sistema qual a origem desse cliente. Para isso basta acessar o campo “indicado por” e inserir o nome do paciente que indicou no sistema de gestão da clínica para medir a efetividade dessa ação.

INDICADOR: Número de Vouchers distribuídos X Quantidade de orçamentos X Fechados = Faturamento

3 – Abordagens na Rua

Essa ação precisa ser feita constantemente para manter a captação de clientes ativa.

Dependendo da localidade da clínica pode ser mais ou menos efetiva. O importante é sentir a atratividade dela. É necessário contratar uma empresa terceirizada ou vendedores externos para que a pessoa fique na frente da clínica e/ou ao redor em um raio de até 5 km da unidade. A principal função é abordar o máximo de pessoas possíveis por dia (meta de 60 nomes e telefones por dia), como: pedestres, funcionários do comércio local, associações, clubes, shopping, supermercados, condomínios, dentre outros locais estratégicos que o gestor da unidade julgue importante.

O foco da mensagem é o abordador é convidar a pessoa para fazer uma pesquisa de saúde bucal que a clínica está fazendo na região e caso a pessoa se disponibilizar em responder ela vai ganhar um brinde, após os dados preenchidos (nome e telefone principalmente) o vendedor deverá entregar o cartão de visitas e também o folheto, onde terão o endereço e telefone da clínica.

Disponibilizar para cada Vendedor Externo uma prancheta com 60 folhas de pesquisas e 60 brindes por dia, e solicitar que ele vá na clínica toda manhã para pegar os materiais de trabalho e devolver todo final de tarde as pesquisas preenchidas.

Uma técnica para ter efetividade nessa estratégia é pagar ao vendedor R$ 10 reais por cliente que fechar um tratamento, além da diária de trabalho que é em média 40 reais por dia. É necessário controlar por sistema essa ação para que não haja erro ao contabilizar a comissão paga ao vendedor. O ideal é que se faça o fechamento e o pagamento diário.

Após a entrega das pesquisas, a secretária ou o vendedor interno da clínica deverá ligar para todos os pacientes para agendar a limpeza, onde o dentista avaliador irá verificar outras necessidades do paciente e fechar um novo tratamento.

INDICADOR: Número de Vouchers recebidos X Quantidade de orçamentos X Fechados = Faturamento

4 – Ligações ativas para base clientes

Toda clínica ativa já possui ou constrói uma base de clientes, chamada de mailing ou lista geral de pacientes. A base cadastrada pela clínica é um ativo muito valioso, pois esses clientes já fizeram algum tipo de tratamento em sua clínica e quebraram a barreira do desconhecido, passando por todas as etapas do funil de vendas.

Essa base de clientes fica salva na área de cadastro no próprio sistema da clínica. Todos os clientes que passaram pela base, precisam receber uma ligação de 6 em 6 meses, exceto se houver alguma campanha sazonal de tratamentos dentro da clínica. Existem alguns objetivos para essas ligações: manter o contato constante com os pacientes; vender novos serviços da clínica; vender manutenção do sorriso – limpeza, verificação da saúde bucal, aplicação de flúor, clareamento etc.

Sempre ficar atento ao que o cliente falar e sugerir tratamentos baseados em suas necessidades.

Essas ligações podem ser feitas pelo call-center da clínica ou pelas recepcionistas, caso estejam ociosas. O controle de ligações e conversões devem ser acompanhadas de perto pelo gestor da unidade para garantir a efetividade das comunicações.

INDICADOR: Número de ligações X Quantidade de orçamentos X Fechados = Faturamento

5 – Influenciadores Digitais e Locais

Influenciadores digitais são aquelas pessoas que, no mundo da internet, são ‘famosas’ por algum motivo específico. Considere que em sua região, existam pessoas que influenciam outras muitas pessoas pelos assuntos ou conhecimentos que possuam. Normalmente é fácil de identificar através do Instagram ou do Youtube. Atuar com influenciadores é uma das estratégias mais eficientes de curto e médio prazo e com custo relativamente baixo. Quem pode ser influenciador relevante para sua clínica? Atletas locais, Cantores, Jornalistas, Empresários, Blogueiros de todas as áreas, Youtubers, Figura pública da cidade, dentre outras.

A estratégia consiste em entrar em contato com essas pessoas e solicitar uma proposta e contratar o influenciador, uma outra forma é oferecer um tratamento como um clareamento ou até mesmo lentes de contatos em troca de que ele fale para todos os seus “seguidores” que ele fez na sua clínica. Para que seja mesmo efetivo, é importante que o/a influenciador marque sua clínica em todos os meios em que ele é influente, como o Instagram, Facebook, Youtube, Blog, etc.

Ele deve, postar as fotos, falar nas entrevistas, divulgar para os amigos, enfim tudo o que for possível fazer para que a sua clínica seja divulgada para o maior número de pessoas possível. O valor da permuta (troca) deve ser avaliado na relevância e engajamento que exerce em seu público, pois essa troca de benefícios, como por exemplo colocar lentes de contato é algo valioso e não pode ser trocado por uma pessoa com baixa influência, ao menos que ela seja estratégica para a clínica. Para influenciadores com menor expressão pode ser oferecido tratamentos estéticos de baixo custo, como clareamento, ortodontia, limpeza, restauração, etc. A maioria das empresas mais rentáveis do
Brasil utilizam essa estratégia para atrair mais clientes.

6 – Parcerias Estratégicas

As parcerias são fundamentais para aumentar o número de pacientes em sua clínica. Ela também possibilita realizar ações de cunho social em sua região e por consequência aumenta sua visibilidade. As parcerias estratégicas podem ser feitas em empresas que sejam complementares ao perfil do seu público com academias, salões de beleza, restaurantes, centros estéticos, lojas de suprimentos, supermercados, condomínios, prédios, dentre uma infinidade de outros locais.
A abordagem para conseguir fechar uma parceria é conversar com o responsável do estabelecimento
e oferecer um Voucher de descontos para os clientes desses locais. Também solicitar para que eles façam o mesmo para deixar para aos pacientes de sua clínica um benefício exclusivo a esses lugares, assim gera uma troca de divulgação com baixo custo.

Outra parceria muito interessante é utilizar os dentistas da clínica para realizar ações sociais, palestras, avaliações, aplicação de flúor em escolas públicas ou particulares, creches e orfanatos.
Além de gerar engajamento, aproxima a população da sua clínica de uma forma diferenciada, uma vez que a marca é exposta a esse tipo de ação beneficente.

Lembrando: Todas as parcerias devem ser monitoras no sistema para saber a efetividade das ações.

7 – Campanhas

As campanhas não são para divulgar preços ou promoções, pois é proibido pelo Conselho de Odontologia (Federal e Regional). As campanhas que utilizamos são para estimular a atração de pacientes, oferecendo somente os serviços da clínica, como por exemplo: mês do clareamento, da ortodontia, da prevenção a cáries, do implante, entre outras especialidades que podem ser exploradas.

Também é possível criar Campanhas para feriados e datas comemorativas: Mês das mães, das crianças, dos idosos, etc.
Essas campanhas tem como objetivo final atrair mais pacientes para a clínica. A sua agência irá disponibilizar as peças publicitárias para que sua clínica possa ser republicado em sua região e nas suas mídias sociais, pode ser com impulsionamento (anúncio pago) ou orgânico (sem pagar), lembrando que quanto mais investimento em divulgação, mais chances de aumentar o faturamento.

Nessas campanhas é fundamental que a clínica faça algo diferente do usual, como enfeite com bexigas, rosas para o dia das mulheres e mães, enfeite de crianças e pipocas para o dia das crianças, etc.

Uma regra deve ser aplicada aqui:
Utilizar a criatividade para que a clínica possa sair da rotina. É importante envolver todos os funcionários nesse processo para que eles se sintam engajados e divulguem aos clientes por telefonema ou abordagens diretas.

8 – Departamento Comercial

Todas as estratégias citadas anteriormente servem para atrair o paciente para a clínica, e o departamento comercial é o que faz tudo acontecer, pois é necessária muita disciplina diária para buscar mais pacientes, recuperar os antigos e os que não fecharam orçamentos.

O departamento comercial da clínica faz com que as 7 estratégias sejam executadas com o objetivo de atrair cliente. É muito importante ter um telemarketing que ligue ativamente para todos os clientes (leads) que já passaram pela clínica para oferecer novos tratamentos, campanhas e promoções. Todos os clientes que fizeram orçamento e não fecharam na hora por algum motivo deve receber uma ligação do departamento comercial no dia seguinte e ser monitorado até ele voltar e fechar o tratamento. Nenhum orçamento deve ficar aberto no sistema por mais de 15 dias
sem saber o motivo.

Nesse caso só temos duas opções: ou o cliente ACEITOU o tratamento ou RECUSOU o tratamento, todos os orçamentos do sistema devem ser trabalhados e finalizados com uma das duas alternativas.

Muito além do ambiente de marketing mas igualmente importante, são os momentos que seu cliente avaliam a qualidade do serviço prestado X o que é ‘vendido’ para ele como diferenciais.

Para conseguir mapear esses processos e como podemos nos atentar a esses detalhes, faça um mapa de serviços, onde cada etapa é avaliada pelo cliente inconscientemente, sobre a qualidade do produto ou serviço que você oferece.

Veja também: Importância de ter uma Marca